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Benchmarking para Inovação

13 de outubro de 2017 - Inovação -

Uma história sobre benchmarking:

Sua companhia, multinacional, está indo muito bem. A percepção comum é de que você é o líder do setor, que ninguém mais entrega valor da mesma forma que você.

Tem essa outra empresa no exterior, em crescimento e ainda penetrando o mercado, que pode vir a dar trabalho no futuro.

Alguns anos se passarem e você já sabe o que aconteceu…

Não, o desfeixe dessa história não é o mesmo de todo caso de disrupção de inovação. Na verdade, a grande empresa da história fez benchmarking e acompanhou os estágios iniciais da concorrente, e se adaptou a tempo.

O que é o Benchmarking?

Benchmarking é simplesmente o método sistemático de procurar os melhores processos, as ideias inovadoras e os procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um desempenho superior. 

O Benchmark não se limita à coleta de números ou médias, nem deve ser um esforço único. É um meio de coletar informações para direcionar esforços de melhoria.

As empresas praticam o benchmarking porque desejam inovar em novos produtos, serviços, modelos de negócios; atingir uma capacidade competitiva de nível internacional, prosperar em uma economia global ou para atingir outros objetivos estratégicos.

Por que fazer Benchmarking?

São vários os objetivos que levam ao processo de Benchmark, mas os fundamentos são bastante simples. Quando restringimos nosso campo de ideias ao conhecimento que temos disponível, nos limitamos e nos excluímos de possibilidades não pensadas ainda.

Muitas empresas desenvolvem seus modelos ou inovam com base em melhores práticas observadas em outros locais e outros países. São prova de como implementar ações que já funcionaram em outras companhias e/ou ambientes costuma ser bastante assertivo, ao mesmo tempo que requer uma competência fundamental: o entendimento do background, ou da situação e dos caminhos que levaram a empresa a suceder na situação.

Empresas que institucionalizam a prática de benchmark tendem a ser muito mais competitivas do que as que não são. Pense nisso, sempre haverá alguém fazendo algo melhor do que você e se estamos constantemente em busca dessas companhias e dessas melhorias, tentando melhorar a nós mesmos, estamos muitos passos à frente dos que não estão em busca de referência alguma, ou pior, se veem como referência absoluta.

Consideramos que benchmarking não é uma atividade opcional; ele é necessário em todos os níveis da organização, todos os dias, para que o mindset inovador consiga se espalhar pela empresa.

Tipos de Benchmark

O termo benchmarking, inicialmente, foi oficializado na mensuração de marcos de referência de cotas de terreno e passou a ser usado no mundo industrial em seguida com a revolução industrial.

A prática realmente deslanchou na era da qualidade, onde a ênfase nos processos e indicadores e na eficiência produtiva como vantagem competitiva era levada extremamente a sério.

Benchmarking Inicial (Desk Research)

O benchmarking inicial se constrói de fontes existentes de informação e é uma das abordagens mais certeiras de qualquer novo projeto em estágio inicial. O objetivo aqui é basicamente realizar um primeiro aprofundamento em qualquer tema e buscar referências existentes.

Também chamado de Desk Research, é fortemente apoiado na análise secundária de dados e depende muito dos recursos disponíveis, prazos fixados e das fontes de informação identificadas. A melhor fonte de pesquisa inicial é a internet, e todas as informações devem ser coletadas e documentadas.

Funcional/genérico

Envolve acumular informação de uma organização com processos iguais ou similares, mesmo que de áreas diferentes. Um exemplo disso pode ser comparar como uma universidade fornece seus serviços online com como um banco o faz.

Competitivo

O Benchmarking competitivo já envolve a análise direta da concorrência.

É olhar para empresas que ofertam soluções parecidas e compartilham segmentos de clientes semelhantes comparando serviços, produtos e processos.

Aqui você olhará para aspectos que impactam o cliente, como experiência do usuário e oferta de valor, bem como aspectos internos que possibilitam isso (organização interna, estrutura de custos e margens praticadas, entre outros).

Interno

Benchmark interno envolve coletar dados comparativos de unidades similares dentro da sua própria organização. Enquanto esse pode ser o mais fácil, os dados podem ser limitados.

De Cooperação

Quando duas empresas estabelecem uma parceria, compartilhando informações de seus processos. Também ocorre quando uma empresa “modelo” abre as portas de alguns processos para o aprendizado de outra. Isso pode ocorrer quando duas companhias têm distintos pontos de excelência ou quando uma dela permite o conhecimento de outra por razão de prestígio, notoriedade, etc.

Como conduzir um Benchmark?

Todo estudo de Benchmarking deve ser planejado.

A coleta das informações só pode ser feita após um planejamento do que se quer e devem ser cuidadosamente analisadas. As conclusões da análise a respeito das melhores práticas não podem ser implementadas sem antes passar por um processo de adaptação, sendo que o objetivo final do estudo é sempre melhorar.

As etapas para realização de um benchmarking são: Planejamento, Coleta de dados, Análise de dados e Planos de ação.

Estas fases, incorporam o conceito do PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir), enfatizando ainda mais o objetivo principal de um estudo de Benchmarking, que é a melhoria. Elas destacam alguns conceitos importantes:

Fases

Antes de iniciar o processo, é necessário definir o objetivo da empresa com o Benchmarking, identificar o que a empresa gostaria de melhorar, e planejar a coleta de dados.

Definição do que será estudado no benchmarking

O Benchmarking, como qualquer outro método de melhoria, exige um esforço significativo da empresa e demanda recursos em termos de tempo e dinheiro. Assim, é muito importante que os estudos escolhidos sejam críticos para o sucesso do negócio.

Ex: Benchmarking sobre pós-venda para melhorar esse processo na empresa.

Definição da equipe que fará o benchmarking

A definição da equipe que conduzirá o estudo depende da natureza e da complexidade do objeto a ser estudado. As competências recomendadas incluem conhecimento do método, conhecimento do que irá ser estudado, capacidade de relacionamento interpessoal, habilidade de pesquisa, capacidade de análise e solução de problemas, conhecimento de mercado e relacionamento externo.

Entendimento detalhado do que será estudado

Nenhuma comparação eficaz pode ser feita sem que se conheça muito bem o processo. Portanto, antes de se prosseguir, é fundamental conhecer e entender detalhadamente como o processo é executado e documentar suas características mais importantes.

Seleção das organizações para coleta de dados

Os resultados do estudo de Benchmarking dependem de uma escolha bem feita das empresas que serão utilizadas como referenciais de comparação.

Coleta de dados consiste em reunir informações públicas, como as publicadas na imprensa, e através de contato direto, com visitas e questionários. A coleta das informações comparativas ou das relativas às melhores práticas de empresas, consiste, normalmente, na fase mais extensa da metodologia de Benchmarking. A essência do processo está na coleta das informações.

Definição dos métodos e coleta de dados

Para um benchmark, como para qualquer outra pesquisa, temos diferentes métodos à nossa disposição. Por isso, é necessário uma definição prévia das fontes de informação que serão aproveitadas e dos instrumentos de coleta.

Ex: Caso seja realizado um estudo comparativo entre empresas do mesmo setor, sugere-se criar um instrumento de coleta de dados com métricas (precificação dos produtos/serviços, número de clientes, satisfação dos clientes, etc.) para serem coletadas durante a pesquisa.

Registro das conclusões da coleta

Uma vez realizado o levantamento de dados e as conversas entre empresas, a equipe deve reunir-se para avaliar o cumprimento do programa, as atividades realizadas, se todas as informações necessárias foram obtidas e como proceder caso alguma informação relevante tenha faltado.

É essencial que todas as informações obtidas nesta etapa sejam compiladas para posterior análise.

Análise dos dados

A fase de análise dos dados visa avaliar o que os outros estão fazendo, determinar as diferenças de desempenho e identificar as razões dos bons resultados das empresas de destaque.

Identifique os diferenciais de desempenho e as causas desses diferenciais para partir para ações significativas de melhoria.

Normalmente, as causas encontradas que justificam o desempenho superior do parceiro estão associadas a um ou mais dos seguintes fatores:

  • Ferramentas utilizadas;
  • Métodos de gestão utilizados;
  • Sistemas de informação;
  • Tecnologias empregadas;
  • Condições físicas e ambientais;
  • Infra-estrutura;
  • Recursos disponíveis;
  • Incentivos;
  • Competências e capacitação das pessoas;
  • Cultura, clima ou ambiente organizacional;
  • Estilo de liderança.

Pós-Benchmark

Agora, é hora de determinar ações e estratégias para melhorar a performance dos seus negócios através das conclusões levantadas.

É imprescíndivel adequar o Benchmarking, uma vez que, não existem duas organizações idênticas, mesmo tendo atividades similares, e que os métodos de uma não são diretamente transferíveis para a outra. Algumas perguntas devem ser respondidas:

  1. As melhores práticas podem ser incorporadas?
  2. O que pode ser mudado ou melhorado?
  3. Como as mudanças podem ser implementadas?
  4. Existem barreiras à mudança?
  5. Qual o impacto da mudança?
  6. Quanto vai custar a mudança?
  7. Quanto tempo vai demorar?

De qualquer forma, saia e comunique os resultados. Durante esta etapa, a equipe deverá compartilhar com as partes envolvidas e afetadas o conhecimento obtido com a realização do estudo de Benchmarking. Não se esqueça de elaborar um plano de melhoria detalhado de implementação e definir metas concretas e realistas para os indicadores de desempenho.

No fim, implementar é a etapa mais difícil de ser realizada com sucesso. Como se trata da implementação de planos e, normalmente, vários setores estão envolvidos, é muito importante o comprometimento pessoal do líder como força propulsora para a viabilização e a própria gestão da mudança, na qual se buscará reduzir as naturais resistências das pessoas.

Todas as ações definidas no plano devem ser acompanhadas e, para isso, o responsável definido no plano de melhoria deve acompanhar atentamente as atividades e verificar se elas acontecem conforme o planejado e verificar se estes estão compatíveis com as metas estabelecidas.

 

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